SmartService
Eine Oberfläche für Sammelpostfächer. Keine Doppelarbeit.
SmartService liest eingehende E-Mails aus zentralen Sammelpostfächern, erkennt Anliegen, extrahiert relevante Daten und stellt Vorgänge strukturiert in einer Oberfläche bereit — für Kundenservice, Marktkommunikation, Lieferantenpostfächer und weitere Fachbereiche.
service@ info@ kundenservice@ marktkommunikation@ lieferanten@ abrechnung@ netz@ Für Sammelpostfächer
Service, Info, Marktkommunikation, Lieferanten und Fachbereiche
Integration statt Schatten-IT
Outlook, M365, SAP, Wilken, Schleupen oder Fachsysteme
Mitbestimmung vorbereitet
Keine individuelle Leistungs- oder Verhaltenskontrolle
Monatlicher Paketpreis
Keine nutzerbasierte Abrechnung
Für wen
Geeignet für Stadtwerke mit hohem E-Mail-Aufkommen in Sammelpostfächern.
SmartService eignet sich für Stadtwerke und Energieversorger, die zentrale Postfächer wie service@, info@, kundenservice@, marktkommunikation@ oder lieferanten@ entlasten möchten. Die Lösung kann im Kundenservice starten und später auf weitere Fachbereiche ausgeweitet werden.
Weniger manuelle Vorarbeit beim Lesen, Sortieren, Priorisieren und Weiterleiten eingehender E-Mails.
Strukturierte Vorgänge statt unübersichtlicher Postfacharbeit in Outlook.
Nutzbar für Kundenanfragen, Marktkommunikation, Lieferantenpostfächer, Abrechnung, Netzservice und weitere Fachbereiche.
Relevante Informationen wie Kundennummer, Zählernummer, Adresse, Vertragsbezug, Anliegen oder Kontaktdaten werden automatisch erkannt.
Mehrere Mitarbeitende können mit SmartService arbeiten, ohne dass die Lizenz pro User berechnet wird.
Anbindung an bestehende Systeme wie Outlook, Microsoft 365, SAP, Wilken, Schleupen, CRM-, Datenbank- oder Fachsysteme möglich.
Einsatzbereiche
Für alle Postfächer, in denen täglich Vorgänge entstehen.
SmartService kann überall dort eingesetzt werden, wo eingehende E-Mails gelesen, verstanden, sortiert und in strukturierte Vorgänge überführt werden müssen.
Kundenservice
service@, kundenservice@ Kundenanfragen, Zählerstände, Umzüge, Rechnungen, Abschläge, Vertragsfragen
Allgemeine Info-Postfächer
info@ Anfragen, Weiterleitungen, Zuständigkeiten, allgemeine Anliegen
Marktkommunikation
marktkommunikation@ Lieferantenwechsel, Fristen, Rückfragen, Prozesskommunikation
Lieferantenpostfächer
lieferanten@, einkauf@ Angebote, Rückfragen, Rechnungsbezug, Vertrags- und Stammdaten
Abrechnung und Forderungen
abrechnung@, mahnung@ Rechnungsfragen, Zahlungsstatus, Abschläge, Klärfälle
Netz und technische Anfragen
netz@, technik@ Anschlussanfragen, Störungen, Zähler- oder Netzanliegen
Akzeptanz im Fachbereich
Die KI übernimmt Vorarbeit. Die Verantwortung bleibt beim Team.
SmartService ist nicht dafür gedacht, Mitarbeitende zu ersetzen oder individuell zu bewerten. Die Lösung unterstützt Teams bei der Vorstrukturierung eingehender E-Mails: Anliegen erkennen, relevante Daten extrahieren, Priorität vorschlagen und Vorgänge an die richtige Stelle übergeben. Die fachliche Prüfung, Freigabe und Bearbeitung bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.
- Keine individuelle Leistungs- oder Verhaltenskontrolle
- Menschliche Freigabe bei fachlichen Entscheidungen
- Klare Rollen und Berechtigungen
- Geeignet für Betriebsvereinbarung oder interne Nutzungsleitlinie
Funktionen
Was SmartService im Kern leistet.
Sammelpostfach-Anbindung
SmartService bindet bestehende Sammelpostfächer an — zum Beispiel service@, info@, kundenservice@, marktkommunikation@ oder lieferanten@. Outlook bleibt Eingangskanal, die strukturierte Bearbeitung erfolgt zentral im Tool.
Automatische E-Mail-Kategorisierung
Die KI erkennt Anliegen, Thema und Priorität jeder Nachricht — zum Beispiel Abschlagsänderung, Zählerstand, Umzug, Bankdaten, Vertrag, Rechnung, Lieferantenanfrage oder Marktkommunikationsvorgang.
Informationsextraktion
Relevante Informationen werden strukturiert aus Freitexten extrahiert — zum Beispiel Kundennummer, Zählernummer, Zählerstand, Adresse, Vertragsbezug, Kontaktdaten, Lieferant, Vorgangsart oder Frist.
Zentrale Bearbeitung ohne Doppelarbeit
Mitarbeitende sehen Anliegen, Analyse, relevante Daten und Antwortvorschlag in einer Oberfläche — ohne paralleles Arbeiten in Outlook, Fachsystemen und weiteren Hilfstools.
Intelligente Weiterleitung
Vorgänge werden mit Kontext an das richtige Team oder den zuständigen Fachbereich übergeben. Das reduziert manuelles Sortieren, Nachfragen und fehlerhafte Weiterleitungen.
Anbindung an ERP-, Datenbank- und Fachsysteme
SmartService kann mit bestehenden Systemen wie Wilken, SAP, Schleupen, CRM-Lösungen, Datenbanken oder weiteren Fachanwendungen verbunden werden. Dadurch können Kundendaten, Stammdaten oder Vorgangsinformationen angereichert und definierte Workflows angestoßen werden.
Preise
Transparente Paketpreise für einen klaren Einstieg.
SmartService wird als monatlicher Paketpreis lizenziert — nicht pro User. So können mehrere Mitarbeitende aus Kundenservice, Marktkommunikation oder anderen Fachbereichen mit der Lösung arbeiten, ohne dass jeder zusätzliche Nutzer einzeln berechnet wird.
Core
999 € /Monat
KI-Posteingangsautomation für den schnellen Einstieg in die strukturierte Bearbeitung von Sammelpostfächern.
- Sammelpostfach-Anbindung, z. B. Outlook / Microsoft 365
- Automatische E-Mail-Kategorisierung
- Informationsextraktion
- Intelligente Weiterleitung
- Zentrale Bearbeitung im Tool
- Monatlicher Paketpreis, nicht pro User
Core + Integration
1.499 € /Monat
Für Stadtwerke, die E-Mails zusätzlich mit Kunden-, Stamm- oder Vorgangsdaten aus bestehenden Systemen anreichern möchten.
- Alle Core-Funktionen
- Anbindung an ERP-, Datenbank- oder Fachsysteme
- Automatische Kundenzuordnung bei fehlender Kundennummer
- Zugriff auf Kunden- und Stammdaten, sofern freigegeben
- Workflow-Trigger, z. B. Abschlagsänderung oder Stammdatenänderung
- Direkte Prozessunterstützung aus SmartService
Enterprise
Preis auf Anfrage
Für individuelle Workflows, tiefere Systemintegration und abteilungsübergreifende Posteingangsautomation.
- Individuelle Workflows
- Erweiterte Systemintegration
- Mehrere Sammelpostfächer und Fachbereiche
- Custom Reporting
- Individuelle KI-Logiken
- Abteilungsübergreifende Prozessautomatisierung
Alle Pakete verstehen sich als monatliche Lizenzpreise zzgl. einmaliger Einrichtung und technischer Konfiguration. Die Abrechnung erfolgt nicht nutzerbasiert.
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SmartService in der Praxis
Soll Ihr Sammelpostfach automatisch vorsortiert werden?
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie SmartService Service-, Info- oder Fachbereichspostfächer strukturiert, E-Mails automatisch kategorisiert, relevante Daten extrahiert und Vorgänge an die richtige Stelle übergibt.
- Geeignet für service@, info@, kundenservice@ und Fachbereichspostfächer
- Monatlicher Paketpreis statt User-Lizenz
- Anbindung an Outlook, M365, SAP, Wilken, Schleupen oder Fachsysteme möglich